회사 자료 백업, 어디까지 하고 계신가요 — 랜섬웨어·PC 고장에서 살아남는 구조

"백업하고 계신가요?"라고 물으면 대부분 "네, 외장하드에 가끔 해요"라고 답합니다. 그런데 그 외장하드가 마지막으로 연결된 게 언제인지, 어떤 폴더가 들어 있는지 정확히 아는 사람은 드뭅니다. 가끔 하는 백업은 사고가 났을 때 대부분 도움이 되지 않습니다.

중소기업이 자료를 잃는 경로는 랜섬웨어만이 아닙니다. 오히려 더 흔한 건 평범한 사고들입니다.

자료를 잃는 4가지 경로

1. PC 고장·분실. 노트북 SSD가 죽거나 외근 중 분실되면 그 안의 파일은 끝입니다. 가장 흔하고 가장 대비가 안 돼 있는 경우입니다.

2. 랜섬웨어. 파일이 암호화되고 금전을 요구받습니다. 문제는 감염된 PC가 공유 폴더에 연결돼 있으면 네트워크 드라이브의 파일까지 함께 암호화된다는 점입니다. 사내 서버에 복사해 둔 것만으로는 부족한 이유입니다.

3. 실수로 인한 삭제·덮어쓰기. 최종본 위에 이전 버전을 덮어쓰는 사고는 어느 회사에나 있습니다. 이건 백업이 있어도 버전 이력이 없으면 복구가 안 됩니다.

4. 퇴사자와 함께 나간 파일. 백업 대상에 애초에 들어간 적이 없는 자료입니다. 자세한 내용은 퇴사자 계정·자료 인수인계에서 다뤘습니다.

백업의 기본 원칙 — 3-2-1

정보보안 업계에서 오래 쓰이는 기준입니다. 사본 3개, 서로 다른 저장 매체 2종, 그중 1개는 사외 보관.

중소기업이 이걸 자체적으로 구축하려면 서버·NAS·백업 소프트웨어·관리 인력이 필요합니다. 현실적으로 클라우드 서비스를 쓰면 사본 2와 3을 서비스 제공자가 처리합니다. 그래서 백업은 클라우드 그룹웨어 도입의 부수 효과가 아니라 주된 이유 중 하나입니다.

우리 회사에 적용하는 순서

1단계 — 무엇이 사라지면 안 되는지 목록을 만드세요. 계약서, 견적·발주 이력, 고객 명단, 회계 자료, 설계·디자인 원본. 보통 5~7개 범주로 정리됩니다. 전부를 백업하려 하면 시작을 못 합니다.

2단계 — 그 자료들이 지금 어디 있는지 확인하세요. 십중팔구 개인 PC 바탕화면과 개인 메일함입니다. 이 확인만으로도 위험이 눈에 보입니다.

3단계 — 회사 공간으로 옮깁니다. 그룹웨어 자료실·회사 드라이브로 이동시키고, 새로 만드는 문서는 처음부터 거기에 저장하는 규칙을 세웁니다. 이 부분은 개인 클라우드로 업무자료 공유, 계속 괜찮을까와 이어집니다.

4단계 — 메일도 백업 대상입니다. 거래 이력의 상당 부분이 메일에 있습니다. 회사 도메인 기업메일을 쓰면 서버에 보관되므로 PC가 고장나도 남습니다. 회사 도메인 기업메일, 왜 포털메일 대신 써야 할까를 참고하세요.

5단계 — 복구를 한 번 해보세요. 백업의 진짜 시험은 복구입니다. 아무 파일이나 하나 골라 실제로 되살려 보면 구조가 작동하는지 알 수 있습니다. 해본 적 없는 백업은 있다고 말하기 어렵습니다.

랜섬웨어는 백업만으로 안 끝난다

백업은 마지막 방어선이지 유일한 방어선이 아닙니다. 감염 자체를 줄이는 조치가 앞에 있어야 합니다. 주된 유입 경로는 여전히 메일 첨부와 링크입니다. 점검 항목은 피싱 메일 한 통이 회사를 멈춘다와 중소기업 정보보안, 무엇부터 해야 할까에 정리돼 있습니다.

비즈메카EZ에서는

비즈메카EZ는 KT 클라우드 인프라에서 운영되므로 자료실·메일 데이터가 회사 PC가 아닌 데이터센터에 보관됩니다. 직원 노트북이 고장나거나 분실돼도 자료실 문서와 메일은 그대로 남고, 다른 PC에서 로그인하면 즉시 이어서 일할 수 있습니다. 사내 서버·NAS를 두고 직접 백업을 돌리는 것과 비교하면 관리 부담이 크게 줄어듭니다. 인프라 보안 수준은 비즈메카EZ 보안은 안전한가에서 별도로 다뤘습니다.

다만 직원 PC 로컬 파일까지 자동으로 백업해주는 에이전트형 백업 솔루션은 아닙니다. 자료실에 올린 것이 보관되는 구조이므로, 중요한 파일을 회사 공간에 올리는 습관이 전제가 됩니다. 이 구분을 알고 쓰는 게 중요합니다.

정리

백업은 장비를 사는 문제가 아니라 중요한 자료가 개인 PC 밖에 있느냐의 문제입니다. 사라지면 안 되는 자료 목록을 만들고, 회사 공간으로 옮기고, 복구를 한 번 해보는 것으로 대부분의 위험이 정리됩니다. 클라우드 그룹웨어를 쓰면 이 구조가 기본으로 따라옵니다. 비즈메카EZ 1개월 무료 체험으로 핵심 자료부터 자료실에 올려보세요. 클라우드 그룹웨어란?에서 전체 구조를, 요금 페이지에서 비용을 확인할 수 있습니다.