팩스기 없는 사무실 — 웹팩스로 팩스 업무를 PC·모바일로 옮기는 법

"이메일로 보내주시면 안 될까요?" — "저희는 팩스로만 받습니다." 관공서, 은행, 병원, 오래된 거래처와 일하다 보면 아직도 이런 대화가 오갑니다. 그래서 많은 회사가 한 달에 몇 장 쓰지도 않는 팩스기를 유지합니다. 문제는 팩스기 자체가 아니라 팩스 때문에 종이·전용회선·자리 이동이 계속 따라온다는 점입니다. 웹팩스는 팩스 번호는 그대로 두고, 이 부수 비용을 없애는 방식입니다.

웹팩스가 뭔가요

웹팩스(인터넷팩스)는 팩스 기기 없이 PC와 모바일에서 팩스를 보내고 받는 서비스입니다. 상대방은 일반 팩스기로 보내고 받으므로, 거래처 입장에서는 달라지는 것이 없습니다. 우리 쪽에서만 종이 대신 화면으로 처리하는 것입니다.

• 보낼 때 — 문서 파일을 첨부해 팩스 번호로 전송합니다. 출력할 필요가 없습니다
• 받을 때 — 수신 팩스가 문서함에 자동 보관됩니다. 자리에 없어도, 외근 중에도 확인됩니다
• 보관 — 주고받은 팩스가 전자 문서로 남아 나중에 검색할 수 있습니다

종이 팩스를 유지하는 비용은 생각보다 큽니다

팩스기는 사두면 끝이 아닙니다. 유지에 들어가는 비용을 나눠 보면 이렇습니다.

특히 놓치기 쉬운 것이 수신 팩스의 행방입니다. 종이 팩스는 먼저 본 사람이 가져가면 끝이고, 담당자가 외근이면 책상 위에서 하루를 보냅니다. 계약서나 발주서처럼 시간이 중요한 문서일수록 이 공백이 사고로 이어집니다.

도입 전 확인할 것 3가지

1. 기존 팩스 번호 유지 여부 — 거래처에 안내된 번호를 바꾸는 일은 생각보다 큽니다. 번호 이동이 되는지, 새 번호를 받아야 하는지 먼저 확인합니다.
2. 수신 팩스의 공유 방식 — 팩스가 특정 개인 메일로만 가면 종이 시절과 똑같은 병목이 생깁니다. 부서 단위로 문서함을 공유할 수 있는지 봅니다.
3. 보낸 문서의 기록 — 언제 누가 어느 번호로 무엇을 보냈는지 이력이 남아야 합니다. "팩스 보냈는데요"·"못 받았는데요" 분쟁에서 회사를 지키는 근거가 됩니다.

팩스로 오가던 문서 중 사내 결재 서류는 애초에 팩스가 아니라 전자결재로 옮기는 것이 맞습니다. 이 구분은 종이 없는 사무실, 전자결재로 시작하기에서 다뤘습니다. 고객·거래처 대상 단체 안내가 잦다면 단체 문자·알림 보내기도 함께 보면 좋습니다.

비즈메카EZ에서는

비즈메카EZ의 웹팩스는 부가기능으로 제공됩니다. 별도 팩스 기기 없이 PC·모바일에서 송수신하고, 수신 팩스는 자동 보관되어 언제든 다시 확인할 수 있습니다. 그룹웨어와 같은 화면에서 쓰므로 팩스 확인을 위해 다른 사이트에 로그인할 필요가 없고, 서비스스토어에서 필요할 때 신청하면 됩니다.

다만 웹팩스는 베이직 기본 15종에는 포함되지 않는 별도 신청 상품입니다. 팩스 사용량이 거의 없는 회사라면 급하게 넣을 필요는 없고, 팩스기 리스나 회선 계약 만료 시점에 맞춰 전환하는 것이 자연스럽습니다.

정리

팩스를 요구하는 상대가 남아 있는 한 팩스 업무 자체는 없앨 수 없습니다. 대신 우리 쪽 처리 방식을 종이에서 화면으로 바꾸는 것이 웹팩스입니다. 회선료·토너·출력물 관리가 사라지고, 수신 문서가 자동으로 기록에 남습니다. 비즈메카EZ는 베이직 월 5만원에 그룹웨어 기본기능을 쓰면서 웹팩스를 부가기능으로 더하는 구조이니, 1개월 무료 체험에서 팩스 업무 흐름을 먼저 점검해 보세요. 본 사이트 신청 시 베이직 20% 할인(월 4만원)이 적용됩니다.