그룹웨어 기능 총정리 — 기본 10가지와 유료 옵션 구분법

그룹웨어 도입을 알아보기 시작하면 제품마다 "기능 몇 종 제공"이라는 숫자를 내세웁니다. 그런데 그 목록에는 어느 제품에나 있는 기본 기능과, 제품에 따라 별도 요금인 기능이 섞여 있습니다. 이 둘을 구분하지 못하면 기능 비교도 요금 비교도 어긋납니다. 이 글에서는 그룹웨어의 기능을 기본과 옵션으로 나눠 총정리합니다. 그룹웨어 자체가 처음이라면 그룹웨어란?을 먼저 읽어보세요.

기본으로 봐야 할 기능 10가지

아래 10가지는 그룹웨어라면 기본 제공되는 것이 정상입니다. 이 중 일부가 빠져 있거나 별도 요금이라면 그 제품의 "저렴한 기본료"는 다시 계산해 봐야 합니다.

1. 기업메일 — 회사 도메인(@우리회사.co.kr) 메일. 거래처 신뢰와 계정 관리의 출발점입니다. 왜 포털메일로는 안 되는지는 기업메일이 필요한 이유에서 다뤘습니다.
2. 전자결재 — 휴가·지출·품의 승인을 기록으로 남기는 기능. 결재선과 양식을 우리 회사에 맞게 만들 수 있는지가 관건입니다.
3. 업무용 메신저 — 업무 대화를 회사 계정으로 분리합니다. 카카오톡으로 업무, 계속 괜찮을까 참고.
4. 일정·캘린더 — 개인 일정과 부서 공유 일정, 회의 소집.
5. 조직도·주소록 — 전 직원 연락처와 부서 구조. 메일·결재·메신저가 이 조직도를 공유해야 편해집니다.
6. 문서함·드라이브 — 회사 공용 자료 공간. 퇴사자가 나가도 자료가 회사에 남습니다.
7. 게시판·공지 — 전사 공지와 부서별 게시판.
8. 근태 기초 — 출퇴근 기록 정도의 기본 근태. 주 52시간 대응 수준의 근태관리는 제품에 따라 옵션입니다.
9. 설문·투표 — 회식 날짜부터 사내 의견 수렴까지 의외로 자주 쓰입니다.
10. 모바일 앱 — 위 기능들이 폰에서 되는지. 특히 결재 승인과 메일이 앱에서 되는지가 실사용 만족도를 가릅니다.

제품에 따라 유료 옵션인 것들

다음 기능들은 기본 포함인 제품도 있고 별도 과금인 제품도 있습니다. 견적을 받을 때 반드시 포함 여부를 확인하세요.

• 저장 용량 추가 — 기본 제공 용량을 넘으면 추가 요금. 메일과 문서가 쌓이는 속도를 감안해야 합니다
• 주 52시간 대응 근태관리 — 연장근로 집계, 휴가 관리, 증빙 리포트까지 되는 수준. 30인 이상이면 사실상 필수입니다. 주 52시간 근태관리 참고
• 인사·급여 — 인사정보, 급여명세, 연말정산 연계
• 회계·경비 — 지출결의와 회계 처리 연동
• 화상회의·웨비나 — 재택·외부 미팅용

기능 비교의 함정 — 개수가 아니라 포함 범위

"A는 16종, B는 9종"이라는 비교는 그 자체로는 의미가 없습니다. 봐야 할 것은 두 가지입니다. 첫째, 우리가 매일 쓸 3~4개 기능이 기본에 포함되는가. 둘째, 그 기능이 우리 방식대로 설정되는가. 기능 개수로 비교했다가 어긋나는 패턴은 그룹웨어 비교할 때 흔한 실수 6가지에서, 제품별로 같은 질문을 던지는 방법은 그룹웨어 비교 기준 7가지에서 정리했습니다.

비즈메카EZ의 기능 구성

KT 비즈메카EZ는 위 기본 10가지를 포함한 그룹웨어 16종을 회사당 월 정액에 제공합니다. 기업메일·전자결재·메신저·일정·문서함이 하나의 포털과 하나의 모바일 앱에서 돌아가고, 근태·인사·회계가 필요해지면 같은 포털에 추가하는 구조라 시스템을 갈아탈 필요가 없습니다. 전체 기능 목록은 기능 소개에서 확인할 수 있습니다.

정리

그룹웨어 기능 비교의 출발점은 제품의 기능 목록이 아니라 우리 회사가 매일 쓸 기능의 목록입니다. 기본 10가지가 다 포함되는지, 우리에게 필요한 옵션(근태·인사·회계)이 얼마인지로 월 총액을 계산하면 제품 간 차이가 명확해집니다. 과금 방식별 요금 비교는 그룹웨어 비교에서, 회사 상황별 선택 기준은 그룹웨어 추천 가이드에서 이어집니다. 비즈메카EZ는 1개월 무료 체험으로 16종을 직접 써볼 수 있습니다.