재택근무 규정 만들기 — 근무시간·보안·비용 지원까지 회사가 미리 정해둘 것

재택근무를 시작할 때 회사가 가장 먼저 준비하는 것은 보통 노트북과 화상회의 계정입니다. 정작 문제가 되는 것은 그 다음입니다. "집에서 일하다 다쳤는데 산재인가", "통신비는 누가 내나", "오후 3시에 연락이 안 되면 근무 태만인가" 같은 질문에 답이 없으면 제도가 아니라 임시 조치로 남습니다. 이 글에서는 재택근무 규정에 반드시 들어가야 할 항목을 정리합니다. 유연근무 제도 자체의 종류와 도입 절차는 유연근무제 도입 실무에서 다뤘습니다.

취업규칙에 넣을 것과 지침으로 둘 것

전부 취업규칙에 넣을 필요는 없습니다. 기준은 근로조건을 바꾸는가입니다.

취업규칙에 넣어야 하는 항목 — 근무시간의 시작·종료 시각이 달라지는 경우, 임금 항목이 신설·변경되는 경우(재택수당·통신비 지원 등), 복무 규율에 새 의무가 생기는 경우
별도 지침으로 충분한 항목 — 신청 절차, 사용 도구, 보고 방식, 장비 대여 절차처럼 운영 세부에 해당하는 것

취업규칙을 변경할 때 근로자에게 불리한 변경이면 과반수 동의가 필요하고, 유리하거나 중립적이면 의견 청취로 가능합니다. 상시 10인 이상이면 변경 후 신고 의무도 있습니다. 절차와 과태료 기준은 취업규칙 작성·신고에 정리했습니다.

규정에 담을 8가지

1. 대상과 신청 절차

누가 재택을 쓸 수 있는지부터 적습니다. 직무 특성상 불가능한 업무가 있다면 그 기준을 명시해야 형평성 논란이 줄어듭니다. 신청은 사전 승인제로 하고, 신청·승인 기록이 남는 방식으로 운영합니다. 구두 승인은 나중에 근태 분쟁의 원인이 됩니다.

2. 근무시간과 연락 가능 시간

가장 많이 빠뜨리는 항목입니다. 두 가지를 구분해 적습니다.

소정근로시간 — 재택이라도 하루 몇 시간이 소정근로인지는 그대로 유지됩니다
연락 가능 시간(코어 타임) — 이 시간대에는 메신저·전화에 응답한다는 약속입니다. 이것이 없으면 "연락이 안 된다"는 불만과 "퇴근 후에도 연락한다"는 불만이 동시에 생깁니다

3. 연장근로 승인 방식

재택에서는 업무 시작·종료 경계가 흐려집니다. 사전 승인 없는 연장근로는 인정하지 않는다는 원칙과, 승인이 필요한 경우의 신청 방법을 함께 적습니다. 다만 관리자가 승인 절차 없이 야간 업무를 반복해서 지시하면 묵시적 지시로 인정될 수 있으니, 규정을 만든 뒤에는 관리자도 그 절차를 지켜야 합니다.

4. 근태 기록 방법

기록 방식을 규정에 못 박아야 운영이 흔들리지 않습니다. 단톡방 보고와 시스템 체크를 병행하면 둘 다 신뢰를 잃습니다. 기록 방식별 장단점과 GPS 확인의 한계는 재택·외근 직원 근태관리에서 자세히 다뤘습니다.

5. 재택 중 사고와 산재

재택근무 중 사고도 업무수행성과 업무기인성이 인정되면 산재가 됩니다. 업무 중 발생했는지가 쟁점이 되므로, 규정에 근무 장소와 근무시간을 명확히 해두는 것이 회사와 직원 모두에게 유리합니다. 재택 근무 장소를 신고하게 하는 회사가 많은 이유가 이것입니다. 산재 처리 절차 자체는 직원이 다쳤다, 산재 처리 절차에 정리했습니다.

6. 비용 부담

통신비·전기료·사무용품을 누가 부담하는지 적습니다. 정해두지 않으면 개인이 감수하다가 불만으로 쌓입니다.

정액 지원 — 월 얼마로 정하는 방식. 관리가 단순하지만 임금성 논란이 생길 수 있어 성격을 명확히 적어야 합니다
실비 정산 — 증빙을 받아 처리하는 방식. 공정하지만 경리 업무가 늘어납니다
장비 대여 — 노트북·모니터를 회사 자산으로 대여하고 반납 규정을 둡니다. 자산 관리는 고정자산 관리와 함께 보면 좋습니다

식대처럼 비과세 처리가 가능한 항목과 그렇지 않은 항목이 섞이므로, 급여 설계에 반영할 때는 식대 비과세 20만원에서 비과세 항목 범위를 확인하세요.

7. 보안 준수사항

재택에서 가장 실질적인 위험입니다. 규정에는 원칙을 적고, 구현은 시스템으로 강제하는 편이 현실적입니다.

회사 자료를 개인 클라우드·개인 메일로 옮기지 않는다
공용 와이파이에서 업무 시스템에 접속하지 않는다
화면 잠금과 비밀번호 설정을 유지한다
자료는 개인 PC가 아니라 회사 시스템에 저장한다

마지막 항목이 핵심입니다. 자료를 개인 PC에 두지 않는 구조를 만들면 나머지 규정의 위험이 크게 줄어듭니다. 개인 클라우드 사용의 문제는 개인 클라우드로 업무자료 공유에 정리했습니다.

8. 종료·철회 조건

제도를 거두어야 할 때의 근거를 미리 적습니다. 업무 성과 저하, 보안 위반, 사업장 사정 변경 등 사유와 통보 기간을 규정에 두면 나중에 개별 협의로 다투지 않아도 됩니다.

만드는 순서

대상·신청 절차와 근무시간을 먼저 정합니다(여기까지가 규정의 뼈대입니다)
근태 기록 방식과 연장근로 승인 절차를 붙입니다
비용 지원과 보안 준수사항을 정합니다
취업규칙 변경이 필요한 항목을 가려내 절차를 밟습니다
시행 전 설명회를 한 번 하고, 첫 달은 기존 방식과 대조해 운영합니다

접속 방식을 아직 못 정했다면 회사 컴퓨터 원격접속 비교를, 도구 구성 전반은 재택·하이브리드 근무 그룹웨어를 참고하세요.

비즈메카EZ에서는

규정을 만든 다음 필요한 것은 신청·승인·기록이 한 줄로 이어지는 구조입니다. KT 비즈메카EZ는 재택 신청을 전자결재 양식으로 올리면 승인 이력이 남고, 승인된 날의 출퇴근은 모바일 근태관리에서 기록됩니다. 업무 자료는 개인 PC가 아니라 드라이브에 저장되므로 보안 준수사항이 규정 문구로만 남지 않습니다. 퇴사나 제도 종료 시에는 관리자가 계정 권한을 조정하면 접근이 정리됩니다. 그룹웨어 기본 16종이 회사당 월 5만원(VAT 별도)이고, 본 사이트 신청 시 20% 할인으로 월 4만원입니다.

정리

재택근무 규정의 목적은 직원을 통제하는 것이 아니라 판단이 필요한 순간에 회사와 직원이 같은 문서를 보게 만드는 것입니다. 근무시간과 연락 가능 시간, 연장근로 승인, 근태 기록, 비용 부담, 보안, 종료 조건까지 여덟 항목을 정해두면 대부분의 분쟁이 사전에 정리됩니다. 취업규칙 변경이 필요한 항목만 절차를 밟고 나머지는 지침으로 두면 부담도 크지 않습니다. 인사 규정과 기록을 한곳에 모으는 방법은 인사기록 관리에 있고, 비즈메카EZ는 1개월 무료 체험으로 재택 신청부터 근태 기록까지 흐름을 직접 만들어 볼 수 있습니다.