그룹웨어 도입 체크리스트 15가지 — 계약 전 확인할 것
그룹웨어 계약 전에 확인해야 할 기능, 요금, 보안, 모바일, 데이터 이전, 운영 책임을 15가지 체크리스트로 정리했습니다.
그룹웨어는 한 번 도입하면 전 직원이 매일 쓰는 시스템입니다. 그래서 계약 전에는 기능 목록만 볼 것이 아니라, 실제 운영과 비용까지 확인해야 합니다.
아래 체크리스트는 중소기업이 그룹웨어를 고를 때 놓치기 쉬운 항목을 기준으로 정리했습니다. 전체 선택 기준은 그룹웨어 추천 가이드와 함께 보면 좋습니다.
1. 기능 체크리스트
- 기업메일을 회사 도메인으로 운영할 수 있는가
- 전자결재 양식과 결재선을 회사 규정에 맞게 설정할 수 있는가
- 메신저, 일정, 게시판, 주소록이 같은 조직도 기준으로 움직이는가
- 공용 자료와 개인 자료를 구분해 보관할 수 있는가
- 모바일에서 메일, 결재, 메신저를 처리할 수 있는가
처음부터 모든 부가 기능을 쓸 필요는 없습니다. 다만 기본 기능이 부족하면 나중에 다른 도구를 추가로 도입하게 되어 관리가 복잡해집니다.
2. 요금 체크리스트
- 과금 방식이 회사당 정액인지, 1인당 과금인지 확인했는가
- 30인, 50인, 100인 기준 월 요금을 계산했는가
- VAT, 부가 기능, 용량 추가 비용을 포함했는가
- 할인 조건과 의무 사용 기간을 확인했는가
- 1년 총비용과 3년 예상 비용을 비교했는가
인원이 늘 예정이라면 첫 달 요금보다 장기 총비용이 더 중요합니다. 실제 계산 예시는 그룹웨어 가격 가이드와 그룹웨어 비교 페이지에서 확인하세요.
3. 운영 체크리스트
- 관리자 화면에서 계정 발급과 퇴사자 회수가 가능한가
- 부서, 직급, 권한을 조직 변화에 맞춰 바꿀 수 있는가
- 기존 메일, 주소록, 공용 자료 이전 계획이 있는가
- 장애나 문의가 생겼을 때 지원 창구가 명확한가
- 무료 체험으로 실제 업무 흐름을 검증했는가
운영 체크를 하지 않으면 도입 후 담당자 한 명에게 일이 몰립니다. 도입 전에 내부 관리자와 공급사 지원 범위를 나눠 두는 것이 좋습니다.
비즈메카EZ 도입 시 확인할 점
KT 비즈메카EZ는 클라우드 기반이라 서버 구축 없이 시작할 수 있고, 베이직 상품에 그룹웨어 기본 기능이 포함됩니다. 회사당 정액 구조라 직원이 늘어도 기본 요금을 예측하기 쉽습니다.
기존 시스템에서 옮기는 과정이 걱정된다면 그룹웨어 이전 가이드를 먼저 확인하세요.
정리
그룹웨어 도입은 기능 선택이 아니라 회사의 업무 기준을 정하는 일입니다. 기능, 요금, 운영, 이전 계획을 함께 확인해야 도입 후 재작업을 줄일 수 있습니다.
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