회사 연락처 관리 — 담당자 폰에만 있는 번호를 회사 자산으로 만드는 공유 주소록

거래처에 급히 연락할 일이 생겼는데 담당자가 휴가 중입니다. 그 거래처 담당자의 번호는 휴가 간 직원의 휴대폰에만 저장되어 있습니다. 결국 휴가 중인 직원에게 전화해 번호를 받아 냅니다 — 많은 회사에서 실제로 반복되는 장면입니다. 연락처가 개인 폰과 개인 메일 주소록에 흩어져 있으면, 그것은 회사의 연락처가 아니라 직원 개인의 연락처입니다. 직원이 퇴사하면 번호도 함께 나갑니다.

연락처가 개인에게 갇힐 때 생기는 일

업무가 사람에 묶입니다. 그 거래처는 그 직원만 연락할 수 있게 되고, 부재·퇴사 때마다 연락 두절이 생깁니다. 퇴사 인계 목록에 "거래처 연락처 넘기기"가 매번 오르지만, 폰에 있는 연락처를 빠짐없이 옮기는 인계는 현실적으로 잘 되지 않습니다.

같은 연락처를 회사가 여러 번 만듭니다. 부서마다 각자 엑셀 연락처 파일을 만들고, 같은 거래처 담당자가 서로 다른 버전으로 존재합니다. 담당자가 바뀌어도 한쪽 파일만 고쳐져 오래된 번호로 전화하는 일이 생깁니다.

단체 발송이 수작업이 됩니다. 명절 인사, 가격 안내, 공지를 보내려면 흩어진 연락처를 그때그때 긁어모아야 합니다.

개인 주소록과 공유 주소록을 나누는 기준

모든 연락처를 전사 공개하자는 것이 아닙니다. 기준은 간단합니다. 업무로 만난 연락처는 공유, 사적인 연락처는 개인입니다.

1. 공유 주소록 — 거래처·협력사 담당자, 외부 기관, 자주 쓰는 업체(퀵·택배·사무용품 등). 부서·용도별 그룹으로 분류해 둡니다.
2. 개인 주소록 — 업무와 무관한 개인 인맥. 본인만 봅니다.
3. 임직원 연락처 — 조직도가 곧 사내 주소록 역할을 하므로 따로 만들 필요가 없습니다.

공유 주소록에는 담당 업무·직함 메모를 함께 남기는 것이 좋습니다. "김 과장"만 저장된 번호는 저장한 사람 말고는 누구인지 알 수 없습니다.

만들기보다 유지가 문제 — 규칙 두 가지

공유 주소록은 한 번 만드는 것보다 최신으로 유지하는 것이 어렵습니다. 규칙은 두 가지면 됩니다.

새 거래처는 등록과 동시에 주소록에 — 거래를 시작할 때 담당자 연락처를 공유 주소록에 넣는 것을 절차로 만듭니다. 거래처 정보 관리와 묶어서 운영하면 자연스럽습니다(거래처 관리 가이드).

바뀐 번호를 발견한 사람이 그 자리에서 수정 — 엑셀 파일이면 "누가 마지막 버전을 갖고 있나"부터 확인해야 하지만, 시스템 주소록은 발견한 사람이 바로 고치면 전 직원에게 반영됩니다.

퇴사 인계 관점에서도 공유 주소록은 효과가 큽니다. 연락처가 처음부터 회사 시스템에 있으면 인계할 것 자체가 줄어듭니다(퇴사 인계 가이드).

비즈메카EZ에서는

비즈메카EZ의 주소록은 개인 주소록과 공유 주소록을 구분해 운영하고, 그룹별 분류와 검색·일괄 관리로 연락처가 많아져도 유지가 쉽습니다. 메일·쪽지·메신저와 연동되어 주소록에서 바로 연락할 수 있고, 거래처 관리와 이어져 거래처 담당자 연락처를 함께 관리할 수 있습니다. 주소록은 베이직 월 5만원(회사당 정액)에 포함된 기본 기능입니다.

정리

연락처 관리의 핵심은 업무 연락처를 개인 폰이 아닌 회사 주소록에 쌓는 것입니다. 공유 주소록 하나로 부재·퇴사로 인한 연락 두절이 사라지고, 거래처 정보가 회사 자산으로 남습니다. 비즈메카EZ는 주소록·메일·메신저·거래처 관리가 베이직 월 5만원에 모두 포함되어 있고, 본 사이트 신청 시 베이직 20% 할인(월 4만원)이 적용됩니다. 1개월 무료 체험에서 주요 거래처 열 곳부터 공유 주소록으로 옮겨 보세요.