구글 워크스페이스·MS365 vs 국내 그룹웨어 — 우리 회사엔 뭐가 맞을까

그룹웨어를 알아보다 보면 반드시 한 번은 만나는 갈림길이 있습니다. "구글 워크스페이스나 마이크로소프트 365를 쓰면 되지 않나?"라는 질문입니다. 둘 다 훌륭한 도구지만, 국내 그룹웨어와는 만들어진 목적과 요금 구조가 다릅니다. 이 글에서는 어떤 회사에 외산 스위트가 맞고, 어떤 회사에 국내 그룹웨어가 맞는지를 기준별로 비교합니다.

두 도구는 출발점이 다르다

구글 워크스페이스와 마이크로소프트 365는 문서 작성과 협업이 중심인 오피스 스위트입니다. 메일·캘린더·문서·화상회의를 세계 어디서나 같은 방식으로 제공합니다. 반면 국내 그룹웨어는 한국 회사의 결재·조직 문화를 그대로 옮긴 업무 시스템입니다. 전자결재, 조직도 기반 권한, 근태관리처럼 한국식 운영에 필요한 기능이 기본으로 들어 있습니다.

가장 큰 차이 1 — 전자결재

한국 회사 업무의 상당 부분은 품의·휴가·지출 같은 승인 절차 위에서 돌아갑니다. 구글 워크스페이스와 MS365에는 한국식 결재선(기안 → 검토 → 전결 → 참조) 개념이 없어서, 결재가 필요하면 서드파티 앱을 붙이거나 결재만 다른 시스템을 따로 써야 합니다. 도구가 두 개로 갈라지는 순간 관리 비용은 두 배가 됩니다. 전자결재가 왜 그룹웨어 선택의 중심이 되는지는 전자결재 되는 그룹웨어 고르는 법에서 자세히 다뤘습니다.

가장 큰 차이 2 — 요금 구조

외산 스위트는 예외 없이 1인당 과금입니다. 공개 요금 기준으로 1인당 월 7,000~9,000원대에서 시작하는데, 30인이면 연 250~320만원 수준이 됩니다. 반면 국내 그룹웨어 중에는 회사당 정액 상품이 있습니다. 예를 들어 KT 비즈메카EZ 베이직은 인원과 무관하게 회사당 월 5만원, 연 60만원입니다. 인원이 늘수록 격차는 계속 벌어집니다. 국내 그룹웨어끼리의 요금 비교는 그룹웨어 가격 비교에서 실제 숫자로 정리했습니다.

외산 스위트가 맞는 회사

외산 스위트가 더 나은 선택인 경우도 분명히 있습니다.

• 해외 지사·해외 고객과의 협업이 일상인 회사 — 언어·시간대·공유 방식에서 강합니다
• 문서 공동 편집이 업무의 중심인 회사 — 실시간 동시 편집은 여전히 구글 문서가 기준입니다
• 개발 조직 등 결재 문화가 거의 없는 회사 — 결재 기능 자체가 필요 없다면 스위트로 충분합니다

국내 그룹웨어가 맞는 회사

• 전자결재가 매일 도는 회사 — 품의·휴가·지출 승인이 문서로 남아야 하는 조직
• 부서·직급 체계가 뚜렷한 회사 — 조직도 기반 권한과 결재선이 필요한 조직
• 근태·인사 관리까지 한 곳에서 해결하고 싶은 회사 — 주 52시간 관리가 필요하다면 더욱 그렇습니다
• 예산이 정해져 있는 중소기업 — 회사당 정액 상품이면 인원 증가 걱정이 없습니다

우리 회사가 어느 쪽인지 애매하다면, 판단 기준을 그룹웨어 추천 가이드의 선택 기준 7가지와 비교해 보세요.

병행하는 방법도 있다

실무에서는 두 가지를 섞어 쓰는 회사도 많습니다. 문서 협업은 무료 도구로 하고, 메일·전자결재·근태는 그룹웨어로 처리하는 방식입니다. 이때 중요한 것은 회사의 공식 기록이 어디에 남는지를 하나로 정하는 것입니다. 공식 창구가 둘이 되면 기록이 흩어져 어느 쪽에서도 찾을 수 없게 됩니다. 무료 도구 조합의 한계는 무료 도구 vs 유료 그룹웨어에서 다뤘습니다.

정리

구글 워크스페이스·MS365와 국내 그룹웨어의 비교는 "어느 쪽이 더 좋은가"가 아니라 우리 회사 업무의 중심이 문서 협업인가, 결재와 조직 관리인가의 문제입니다. 해외 협업과 문서 편집이 중심이면 외산 스위트를, 전자결재·조직도·근태가 중심이면 국내 그룹웨어를 선택하세요. 국내 그룹웨어 간의 과금 방식 차이는 그룹웨어 비교에서 확인할 수 있고, 비즈메카EZ는 1개월 무료 체험으로 결재·메일·근태를 실제 업무에서 검증해 볼 수 있습니다.