그룹웨어 관리자·권한 설정 가이드 — 누가 무엇을 볼 수 있게 할 것인가

그룹웨어를 도입하면 곧바로 마주치는 질문이 있습니다. "누가 관리자를 맡고, 누구에게 무엇까지 열어줄 것인가." 이걸 대충 넘기면 모두가 모든 걸 볼 수 있거나, 반대로 관리자 한 명에게 모든 요청이 몰리는 두 극단으로 흐릅니다. 이 글에서는 그룹웨어 관리자·권한을 어떻게 설정해야 하는지 도입 담당자 관점에서 정리합니다.

권한을 안 나누면 생기는 문제

처음엔 편하다는 이유로 모두에게 같은 권한을 주는 경우가 많습니다. 그런데 급여·인사·거래처 단가처럼 민감한 자료까지 전원이 열 수 있으면, 유출은 사고가 터진 뒤에야 드러납니다. 반대로 관리자만 모든 걸 쥐고 있으면 계정 하나 만드는 것도 관리자를 거쳐야 해 병목이 생깁니다. 권한은 "막는 것"이 아니라 각자 일할 만큼만 여는 설계입니다. 중소기업이 놓치기 쉬운 보안 기본은 중소기업 IT 보안, 무엇부터에서 다뤘습니다.

세 가지 층으로 나눠 생각하기

권한은 복잡하게 짤수록 관리가 무너집니다. 아래 세 층으로 단순하게 시작하는 걸 권합니다.

1. 전체 관리자 — 계정 생성·삭제, 조직도, 요금·설정을 담당. 보통 대표 또는 총무 1~2명
2. 부서·업무 관리자 — 자기 부서 게시판·문서함·결재선을 관리. 팀장급
3. 일반 사용자 — 자기 업무에 필요한 메뉴만 사용

민감 자료(급여·인사·거래처 단가)는 여기에 더해 담당자와 결재선에 있는 사람만 열리도록 별도로 걸어둡니다.

부서·직급이 아니라 "업무"를 기준으로

권한을 직급 순서로만 주면 현실과 어긋납니다. 직급이 낮아도 총무는 계정 관리가 필요하고, 직급이 높아도 다른 부서 급여는 볼 이유가 없습니다. 이 사람이 실제로 하는 업무에 필요한가를 기준으로 나누면 과하지도 부족하지도 않게 맞춰집니다. 부서·결재선 구조를 미리 정리해 두는 방법은 조직도·일정 공유 가이드에서 참고하세요.

퇴사자 계정은 즉시 정리 원칙

권한 관리에서 가장 자주 새는 구멍이 퇴사자 계정입니다. 계정이 살아 있으면 회사 자료에 계속 접근할 수 있고, 그 자료는 회사가 통제하지 못합니다. 퇴사와 동시에 계정을 잠그고, 담당하던 문서함·결재선을 후임에게 넘기는 절차를 입사 절차만큼 분명하게 정해두세요. 1인당 과금 상품은 이 정리가 곧 비용과 직결돼 신경 쓸 일이 하나 더 늘지만, 회사당 정액이면 계정 수와 요금이 무관해 정리에만 집중하면 됩니다.

비즈메카EZ의 관리자·권한은

KT 비즈메카EZ는 조직도를 기준으로 부서·직급을 잡고, 게시판·업무문서함·전자결재 결재선을 부서 관리자가 직접 설정합니다. 민감 자료는 담당자와 권한이 있는 사람에게만 열리고, 계정 생성·잠금은 전체 관리자가 포털에서 바로 처리합니다. 회사당 월 정액(베이직 월 5만원·VAT 별도)이라 계정을 늘리거나 잠글 때 요금 계산을 다시 할 필요가 없어, 퇴사자 계정 정리 같은 관리가 훨씬 가볍습니다. 요금 구조는 요금 안내에서 확인하세요.

정리

그룹웨어 관리자·권한 설정은 각자 일할 만큼만 열고, 민감 자료는 담당자에게만, 퇴사자는 즉시 정리하는 세 원칙으로 요약됩니다. 전체 관리자·부서 관리자·일반 사용자 세 층으로 단순하게 나누고, 직급이 아니라 실제 업무를 기준으로 권한을 맞추세요. 도입 초기에 챙길 항목 전체는 그룹웨어 도입 체크리스트에, 선택 기준 전체는 그룹웨어 추천 가이드에 있습니다. 비즈메카EZ는 1개월 무료 체험으로 우리 조직 권한 구조가 그대로 짜지는지 확인할 수 있습니다.