전자결재 도입 비용, 얼마나 들까 — 무료로 시작하는 법과 숨은 비용 정리

종이 결재나 카톡 승인에서 벗어나려고 전자결재를 검색하면 가장 먼저 궁금한 것이 비용입니다. 결론부터 말하면 중소기업 기준 전자결재 비용은 "0원부터 월 수십만 원까지"이고, 격차는 기능이 아니라 과금 구조에서 납니다. 유형별 비용과 무료로 시작하는 법을 정리합니다.

전자결재 비용의 세 유형

1. 무료 전자결재 — 협업툴·문서 도구의 무료 요금제에 승인 기능이 딸려 오는 경우입니다. 다만 대부분 결재선(순차·병렬·합의) 설정이 없고, 인원·문서 수 제한이 걸려 있으며, 기록 보존과 양식 관리가 약합니다. "승인 버튼"은 되지만 "회사의 결재 제도"가 되기는 어렵습니다
2. 1인당 과금형 — 전자결재 전문 SaaS가 여기 속합니다. 기능은 충실하지만 전 직원이 써야 하는 도구 특성상 인원수만큼 곱해집니다. 30인이면 월 요금 × 30이 실제 비용입니다
3. 그룹웨어 포함형 — 메일·근태와 함께 전자결재가 기본 포함된 유형입니다. 전자결재만 보면 "공짜로 딸려 오는" 구조라, 그룹웨어 도입을 어차피 검토 중이라면 별도 비용이 0원이 됩니다

숨은 비용까지 계산해야 진짜 비교

• 양식·결재선 세팅 — 지출결의서·품의서·휴가신청서 양식과 결재선을 누가 만들어 주는가. 셀프 세팅이 어려우면 도입이 미뤄집니다. 양식 설계는 전자결재 양식 만들기, 결재선은 결재선 설계 가이드에서 다뤘습니다
• 보존과 증빙 — 결재 문서가 몇 년 보존되는지, 퇴사자 결재 이력이 남는지. 지원사업·감사 증빙이 필요한 회사에는 이게 본체입니다 — 문서 보존기간 기준 참고
• 확장 비용 — 결재만 도입했다가 근태·회계가 필요해져 다른 시스템을 또 사면, 처음의 "싼 선택"이 가장 비싸집니다

중소기업의 현실적인 순서

1. 결재 제도부터 정합니다 — 어떤 문서를(지출·휴가·품의), 누가 승인하는지(결재선)를 먼저 정하세요. 도구는 그다음입니다 — 전체 흐름은 전자결재 프로세스 정리에 있습니다
2. 무료 체험으로 우리 양식을 직접 만들어 봅니다 — 데모 영상이 아니라 우리 회사 지출결의서가 실제로 돌아가는지가 검증 기준입니다
3. 총비용은 3년 기준으로 비교합니다 — 1인당 과금은 채용 계획까지 넣어 계산해야 합니다. 인원별 시뮬레이션은 그룹웨어 비교에 표로 정리되어 있습니다

비즈메카EZ에서는

비즈메카EZ 전자결재는 그룹웨어 기본 16종에 포함되어 별도 추가 요금이 없습니다. 순차·병렬·합의 결재선, 양식 관리, 모바일 결재를 지원하고, 회사당 월 5만원(VAT 별도) 정액이라 전 직원이 결재를 올려도 비용이 그대로입니다. 본 사이트(공식 판매 파트너 엘다인) 신청 시 20% 할인이 적용되어 월 4만원 — 1인당 과금형 전자결재의 30인 기준 비용과 비교하면 격차가 큽니다. 결재와 메일·근태를 묶는 관점은 전자결재 되는 그룹웨어 고르기에서 이어집니다.

정리

전자결재 비용은 "무료냐 유료냐"가 아니라 "결재 제도로 쓸 수 있느냐"와 "인원이 늘 때 비용이 따라 느느냐"로 비교해야 합니다. 무료 도구의 승인 버튼은 제도가 되기 어렵고, 1인당 과금은 3년 총비용으로 계산해야 진짜 값이 보입니다. 비즈메카EZ는 1개월 무료 체험으로 우리 회사 결재 양식을 직접 만들어 검증할 수 있습니다 — 신청은 필수 3개 항목, 30초면 됩니다.