회사 문서 보존기간 총정리 — 근로계약서 3년, 회계장부 10년, 세금 증빙 5년

노동청 조사가 나왔는데 3년 전 퇴사자의 근로계약서가 없습니다. 세무조사에서 5년 전 거래 증빙을 찾는데 담당자는 이미 퇴사했습니다. 문서 보존은 평소엔 존재감이 없다가 필요한 순간에 없으면 과태료와 불이익으로 돌아오는 업무입니다. 법마다 다른 보존기간을 문서별로 정리하고, 지키는 구조를 만드는 법까지 다룹니다.

문서별 보존기간 한눈에 보기

같은 회사 문서라도 근거 법이 달라 기간이 제각각입니다. 실무에서는 "근로 3년·세금 5년·회계 10년"으로 크게 묶어 기억하고, 문서 유형별로 분류해 두는 것이 관리의 시작입니다.

기산일 — 언제부터 세는지가 더 자주 틀립니다

• 근로 관련 서류의 3년은 작성일이 아니라 관계가 끝난 날부터입니다 — 근로계약서는 퇴직일부터 3년입니다. 10년 재직한 직원의 계약서는 입사 후 13년을 보관하는 셈입니다. 퇴직자의 증명서 청구권도 3년이므로 기록 보존과 맞물립니다 — 재직·경력증명서 발급 실무 참고
• 세금 증빙의 5년은 그 거래가 속한 과세기간의 신고기한 다음 날부터입니다 — 2026년 거래분이면 2027년 신고기한 이후부터 5년이라, 실제로는 6년 이상 보관하게 됩니다. 역외거래는 7년입니다
• 애매하면 긴 쪽에 맞추는 것이 안전합니다. 보존기간을 하루 넘겨 폐기했다고 문제 되는 일은 없지만, 하루 모자라게 폐기하면 소명할 방법이 없습니다

여기서 자주 틀립니다

• 종이 원본만 보존으로 생각합니다 — 전자문서법상 요건(내용 재현 가능, 작성자·수신자·시점 확인 가능)을 갖춘 전자문서 보존은 법적 보존으로 인정됩니다. 전자결재로 기안·승인된 문서는 그 자체가 보존 대상 원본이 됩니다
• 보존기간이 지난 개인정보 문서를 계속 갖고 있습니다 — 반대 방향의 위반입니다. 개인정보보호법상 보유 기간이 지난 개인정보는 지체 없이 파기해야 하므로, 불합격자 이력서나 퇴직 후 3년이 지난 인사 기록을 무기한 쌓아 두면 그것대로 문제가 됩니다. 보존과 파기는 한 세트입니다
• 담당자 PC와 개인 폴더에 흩어져 있습니다 — 기간을 아는 것과 지키는 것은 다릅니다. 담당자가 퇴사하면 문서 위치부터 잃어버리는 회사가 대부분입니다. 회사 공용 저장소로 모으는 방법은 회사 문서 관리의 기본에서 다뤘습니다
• 백업이 없습니다 — 10년 보존 의무 문서가 PC 한 대에만 있다면 고장 한 번이 법 위반이 됩니다. 백업 구조는 회사 자료 백업 가이드 참고

보존 체계는 폴더 구조가 아니라 흐름입니다

보존이 되는 회사는 특별한 규정집이 있어서가 아니라 문서가 생기는 시점에 이미 제자리에 저장되는 흐름이 있어서입니다. 계약서·품의서가 전자결재로 만들어지면 결재 완료와 동시에 문서철에 남고, 증빙 스캔본이 공용 드라이브의 연도별 폴더에 들어가면, 보존기간 관리는 "몇 년도 폴더를 언제 파기할지" 결정하는 일로 단순해집니다.

비즈메카EZ에서는

비즈메카EZ 전자결재로 처리한 기안·계약 품의는 결재 이력과 함께 문서로 보존되어 작성자·승인자·시점이 남는 전자문서 보존 요건을 자연스럽게 갖추고, 문서관리에 규정·증빙을 분류해 올리면 권한 설정으로 인사 문서 접근을 통제할 수 있습니다. 일반 파일은 웹하드의 공용 폴더에 연도별로 쌓아 담당자가 바뀌어도 위치가 유지됩니다. 모두 베이직 기본 구성에 포함됩니다.

정리

문서 보존은 "근로 3년·세금 5년·회계 10년"의 기간과, 퇴직일·신고기한 기준의 기산일, 그리고 기간이 지난 개인정보의 파기까지가 한 세트입니다. 종이 캐비닛 대신 전자결재와 공용 저장소에 문서가 생기는 순간부터 모이게 만들면, 조사 대응도 파기 관리도 폴더 하나 여는 일이 됩니다. 비즈메카EZ는 베이직 월 5만원의 회사당 정액으로 전자결재·문서관리·웹하드가 모두 포함되고, 1개월 무료 체험으로 문서 흐름을 직접 확인할 수 있습니다. 본 사이트 신청 시 베이직 20% 할인(월 4만원)이 적용됩니다.