근로계약서, 첫 출근 전에 써야 하는 이유 — 필수 기재사항·교부 의무·보관 실무
근로계약서 미작성은 벌금, 미교부도 법 위반입니다. 반드시 들어가야 하는 필수 기재사항, 전자 근로계약서의 법적 효력, 3년 보관 의무까지 — 소규모 회사가 근로계약 서류를 놓치지 않고 관리하는 실무 방법을 정리했습니다.
근로계약서는 "나중에 정리하자"가 가장 위험한 서류입니다. 근로기준법은 임금·근로시간 등 주요 조건을 서면으로 명시하고 근로자에게 교부하도록 정하고 있고, 어기면 벌금(기간제·단시간 근로자는 과태료) 대상입니다. 분쟁이 생겼을 때 "계약서를 안 썼다"는 사실 자체가 회사에 불리한 출발점이 되기도 합니다. 문제는 알면서도 채용이 바쁘면 밀린다는 것입니다.
반드시 들어가야 하는 것
근로계약서에 서면 명시해야 하는 핵심 항목은 다음과 같습니다.
- 임금 — 구성 항목(기본급·수당), 계산 방법, 지급 방법과 지급일. 비과세 항목을 활용하려면 여기서부터 구분해야 합니다
- 소정근로시간 — 하루 몇 시간, 주 며칠. 주휴수당 판단의 기준이 되는 값입니다
- 휴일·연차 유급휴가 — 주휴일과 연차 부여 기준
- 근무 장소와 업무 내용 — 담당 업무의 범위
기간제·단시간 근로자는 계약기간, 근로일별 근로시간 등 명시 항목이 더 많고, 위반 시 항목별로 과태료가 부과되므로 오히려 더 꼼꼼해야 합니다.
작성만큼 중요한 교부와 보관
- 교부는 의무입니다 — 회사 캐비닛에 한 부 보관하는 것으로 끝이 아니라, 근로자에게 1부를 줘야 합니다
- 전자 근로계약서도 유효합니다 — 전자문서로 작성·서명하고 전자적으로 교부해도 법적 효력이 인정됩니다. 고용노동부도 전자 근로계약을 권장하고 있습니다
- 계약 서류는 3년 보관입니다 — 근로계약서를 포함한 근로 관련 서류는 퇴직 후에도 3년간 보존 의무가 있습니다. 퇴사자 서류를 찾지 못하는 회사가 의외로 많습니다
종이 계약서 관리가 무너지는 지점
| 장면 | 종이·수기 관리 | 전자 관리 |
|---|---|---|
| 채용이 몰릴 때 | 작성이 밀리고 누락 발생 | 표준 양식으로 즉시 작성 |
| 조건 변경(연봉 인상 등) | 재작성 누락이 흔함 | 변경 이력이 문서로 남음 |
| 교부 증빙 | 줬는지 안 줬는지 다툼 | 전자 교부 기록이 남음 |
| 퇴사 후 3년 보관 | 캐비닛·창고에서 분실 | 시스템에 그대로 보존 |
특히 "계약서는 썼는데 교부를 증명할 수 없는" 상황은 종이 관리의 구조적 약점입니다. 분쟁에서 회사가 입증해야 할 때 기록이 없으면 곤란해집니다.
비즈메카EZ에서는
비즈메카EZ에서는 근로계약서를 전자결재로 올려 서명·승인 이력을 남기고, 드라이브에 보관해 퇴사 후 보존 의무까지 이어갈 수 있습니다. 직원 정보는 인사기본에서 입사·발령 이력과 함께 관리되므로, 계약서·인사기록·증명서 발급이 한 곳에서 연결됩니다. 입사 첫날의 서류 흐름 전체는 신입사원 온보딩 가이드에서, 인사기록 관리 전반은 인사기록 관리 가이드에서 다뤘습니다.
정리
근로계약서는 작성·교부·보관이 세트인 의무이고, 셋 다 기록이 남아야 회사를 지켜줍니다. 채용할 때마다 사람이 챙기는 방식은 채용이 바쁠수록 뚫리니, 전자결재와 문서 보관이 붙어 있는 시스템에 태워 두는 것이 안전합니다. 비즈메카EZ는 전자결재·드라이브가 포함된 베이직 월 5만원의 회사당 정액 구성이니, 1개월 무료 체험에서 계약서 양식부터 올려 보세요. 본 사이트 신청 시 베이직 20% 할인(월 4만원)이 적용됩니다.